به گزارش ایرنا، در ابتدای نشست، سرپرست کاروان ضمن اشاره به اقدامات انجام شده در این زمینه بر لزوم هماهنگی هر بیشتر و بهتر با فدراسیون‌ها و انجمن‌های اعزامی در مدت زمان باقی مانده تاکید و عنوان داشت: با توجه به گزارش ارایه شده هر کدام از بخش‌های مختلف می‌توان گفت که در هیچکدام از امور مربوط به تیم‌های اعزامی عقب نبوده و طبیعی است با توجه به اعلام اسامی نهایی نفرات اعزامی از سوی رشته‌های مختلف، کارها با دقت و تمرکز بالاتری پیش برود تا شاهد اعزام کاروانی بدون دغدغه به این رقابت‌ها باشیم.
وی تصریح کرد: بدیهی است با توجه به پراکندگی محل اسکان و محل مسابقات مختلف و نبود دهکده ورزشکاران و برون سپاری بسیاری از کارها از سوی کمیته برگزاری بازی‌ها به سرپرستان تیم‌ها، هماهنگی قبلی در این زمینه و ارایه اطلاعات لازم و به‌روزرسانی شده به سرپرستان تیم‌های حاضر در این رویداد کمک می‌کند تا آنها بهتر بتوانند تیمشان را در محل برگزاری رقابت‌ها جمع و جور و مدیریت کنند تا اگر کمبودی یا نقصی احساس می‌شود، پیش‌بینی لازم را داشته باشیم.
در ادامه از سوی مسئولان هر واحد گزارش جامعی از اقدامات انجام شده، پیش‌بینی و هماهنگی‌های لازم ارایه گردید که آماده بودن البسه و رسیدن چمدان‌ها تا دوهفته دیگر، دریافت سایز لباس ورزشکاران و کادر فنی و سرپرستی، نحوه اعزام رشته‌های مختلف از مبدا تهران و یا کشورهایی که برخی تیم‌ها در آنجا اردو دارند و مستقیما عازم محل برگزاری بازی‌ها می‌شوند، آنتی دوپینگ و جلسات آموزشی برای کادر فنی تیم‌ها در این زمینه، معاینات پزشکی ورزشکاران اعزامی با توجه به پراکندگی محل اردوهای رشته‌های مختلف، آغاز معاینات ورزشی برخی تیم‌ها، هماهنگی در برگزاری تست‌های سنجش و معاینات ورزشی جهت کاهش رفت و آمد تیم‌ها، تهیه دارو و تجهیزات ورزشی به اندازه کافی با توجه به پراکندگی تیم‌ها، دریافت برنامه اردویی از مرکز نظارت جهت انجام امور مربوطه، امور مالی (ارزی و ریالی)، ارائه آخرین تغییرات احتمالی و برنامه رقابت‌ها به فدراسیون‌ها و انجمن‌ها و پیش‌بینی لازم در خصوص برخی احتمالات در خصوص کاروان اعزامی از مهمترین موارد مطرح شده در این جلسه بود.
در این نشست اصغر رحیمی (سرپرست کاروان)، رضا شجیع (رئیس مرکز نظارت بر تیم‌های ملی)، اشکان اردیبهشت و رضا سعیدی (امور پزشکی و آنتی دوپینگ)، مرتضی ضرابی (پشتیبانی و تدارکات)، محمود عبدالهی (روابط عمومی)، احمد بابایی (امور مالی)، عاطفه اسلامیان و فاطمه موسوی‌زاده (امور بین‌الملل)، مسعود حمیدی (تشریفات) و حسین رامادان (روابط عمومی) حضور داشتند.