به گزارش ایرنا، در ابتدای این نشست مهدی علی‌نژاد ضمن قدردانی از زحمات سرپرست کاروان و کادر سرپرستی در برگزاری جلسات منظم هماهنگی کاروان اعزامی اظهار امیدواری کرد شاهد اعزام کاروانی بدون دغدغه به این دوره از بازی‌ها باشیم.
در ادامه اصغر رحیمی ضمن ارائه گزارشی از روند برگزاری هشت جلسه قبلی هماهنگی کادر سرپرستی عنوان کرد: با توجه به پراکندگی مسابقات و محل اقامت تیم‌های ورزشی و از طرفی تغییرات پی در پی برخی برنامه‌های کمیته برگزاری بازی‌ها، تلاش ما این است که بتوانیم انتظارات لازم را برای تیم‌ها در جریان برگزاری بازی‌ها فراهم نماییم و با توجه به گزارش‌هایی که تاکنون همکاران کادر سرپرستی اعلام داشته‌اند از هیچ برنامه‌ای عقب نیستیم.
در ادامه مباحث مختلفی همچون تهیه اقلام نهایی اهدایی به تیم‌ها از سوی تدارکات و پشتیبانی و زمان اهدا آن به سرپرستان تیم‌ها،تهیه و به‌روز کردن نقشه محل اسکان تیم‌ها و محل مسابقات و فواصل زمانی آن و درج در QR CODE جهت دسترسی آسان تیم‌ها و نصب در گوشی سرپرستان، محل نهایی اسکان تیم‌ها،عقد قرارداد با شرکت حمل و نقل در محل برگزاری بازی‌ها جهت تهیه ون و اتوبوس و جابجایی تیمها،استخراج محل و زمان جلسه فنی تیم‌ها، هماهنگی محل تمرینات تیم‌ها، تهیه بلیت برای تیم‌هایی که از تهران و یا محل اردو و یا مسابقات خارجی برخی تیم‌های اعزامی به ناگویا و تغیرات احتمالی با توجه به شرایط خاص احتمالی، معاینات پزشکی اکثر تیم‌ها و معدود تیم‌های باقی مانده و نامه‌نگاری‌های لازم جهت اتمام آن، تست‌های آتنی دوپینگ و ثبت فرم‌های ورزشکاران،تامین منابع ارزی و چگونگی اهدا آن به تیم‌ها،برگزاری دوره مدیریت ورزشی ویژه سرپرستان اعزامی به ناگویا،چگونگی ورود و خروج تیم‌ها به محل برگزاری رقابت‌ها،بررسی وضعیت سلامتی ورزشکاران و مباحث مربوط به رسانه از مهمترین موضوعات مطروحه در نشست فوق بود.
رضا شجیع(مرکز نظارت بر تیم‌های ملی)،عاطفه اسلامیان و فاطمه موسوی زاده(بین‌الملل)،مسعود حمیدی و رحیم برادری(تشریفات)،اشکان اردیبهشت و رضا سعیدی(امور پزشکی و آتنی دوپینگ)، علی اصغر مولایی(نماینده حراست)،مرتضی ضرابی(تدارکات و پشتیبانی)،احمد بابایی(مالی)،محمود عبدالهی و حسین رامادان(روابط عمومی) افراد حاضر در نشست فوق بودند.